Managing external confirmations efficiently — between the auditor and the clientإدارة المصادقات بكفاءة: بين المراجع والعميل
External confirmations are among the strongest sources of audit evidence — but their strength depends entirely on how they are managed. Efficiency and independence, not just obtaining a reply, are what make a confirmation reliable.تُعد المصادقات الخارجية من أقوى مصادر أدلة المراجعة — لكن قوتها تتوقف بالكامل على طريقة إدارتها. فالكفاءة والاستقلالية، وليس مجرد الحصول على رد، هما ما يجعل المصادقة موثوقة.
What is an external confirmation?ما هي المصادقة الخارجية؟
An external confirmation is audit evidence obtained as a direct written response to the auditor from a third party — a bank, a customer, a supplier or a lawyer — about a balance or a condition (for example, bank balances, trade receivables and payables, or the terms of an agreement).المصادقة الخارجية هي دليل مراجعة يُحصَل عليه كردٍّ مكتوب مباشر إلى المراجع من طرف ثالث — بنك أو عميل أو مورّد أو محامٍ — بشأن رصيد أو حالة معينة (مثل أرصدة البنوك، وذمم العملاء والموردين، أو شروط اتفاقية).
The core principle: the auditor controls the processالمبدأ الجوهري: المراجع يسيطر على العملية
Under ISA 505, the auditor must maintain control over the confirmation requests. That means the auditor determines the information to be confirmed, selects the confirming party, designs and sends the requests, and receives the responses directly — not through the client. The moment the client handles the sending or the replies, the evidence loses its reliability, because the risk of interception or manipulation rises.وفقًا لمعيار ISA 505، يجب على المراجع أن يحتفظ بالسيطرة على طلبات المصادقة. ويعني ذلك أن يحدّد المراجع المعلومات المطلوب تأكيدها، ويختار الطرف المُصادِق، ويصمّم الطلبات ويرسلها، ويستلم الردود مباشرة — لا عن طريق العميل. فبمجرد أن يتولّى العميل الإرسال أو الردود، يفقد الدليل موثوقيته، لأن احتمال الاعتراض أو التلاعب يرتفع.
Practices that keep confirmations efficientممارسات تحافظ على كفاءة المصادقات
- Plan early and obtain clean, verified contact details for each confirming party.التخطيط المبكر والحصول على بيانات تواصل دقيقة ومتحقَّق منها لكل طرف مُصادِق.
- Use standardised request templates and a tracking log for what was sent, received and outstanding.استخدام نماذج طلبات موحّدة وسجل متابعة لما أُرسل واستُلم وما زال معلقًا.
- Send and receive directly (post, secure email, or a reliable electronic confirmation platform), and follow up promptly with second requests.الإرسال والاستلام مباشرة (بريد، أو بريد إلكتروني آمن، أو منصة مصادقة إلكترونية موثوقة)، والمتابعة السريعة بطلبات ثانية.
- For non-responses, perform alternative audit procedures; for exceptions and discrepancies, investigate and resolve them.عند عدم الرد، تُنفَّذ إجراءات مراجعة بديلة؛ وعند الاستثناءات والفروق، يجري بحثها وتسويتها.
A confirmation is reliable evidence only when the auditor controls it from start to finish.المصادقة دليل موثوق فقط عندما يسيطر عليها المراجع من البداية إلى النهاية.